1. Voorafgaand
1.1 Waarom een gedragscode opstellen ?
• Het verbeteren van het beeld (imago) van de schaderegeling en van de verzekering in het algemeen.
• Het vereenvoudigen van de procedures.
• Het regelen van de betrekkingen tussen de leden onderling.
1.2 Tot wie richt het zich ?
Tot de leden van de BVS en de vennootschappen die zij vertegenwoordigen.
1.3 Definitie
De gedragscode van de BVS brengt onder beknopte vorm de regels van de deontologie en de regels van de goede uitvoering van het beroep samen. Door hun aansluiting tot de BVS verplichten de leden er zich toe deze code nauwlettend te eerbiedigen door de vennootschappen die zij vertegenwoordigen met de bedoeling een juiste, snelle en doeltreffende schaderegeling waarvoor zij instaan, te bevorderen.

2. Het openen van een dossier
2.1
De schade-aangifte kan aan de makelaar of de maatschappij per telefoon of fax overgemaakt worden.
Een mondelinge aangifte dient schriftelijk te worden bevestigd. De termijn van aangifte is contractueel vastgesteld overeenkomstig artikel 19 van de wet van 25.06.92 op de landverzekeringen.
2.2
De makelaar die de aangifte ontvangt, en de expert of de vertegenwoordiger van de maatschappij die aangeduid wordt, zullen verzekerde en/of de schadelijdende derden de noodzakelijke inlichtingen verschaffen opdat het verloop van de schaderegeling duidelijk door alle partijen begrepen wordt.
2.3 Maatregelen ter vrijwaring/ redding
De betrokkenen hebben de plicht de schadelijder eraan te herinneren dat alle maatregelen nodig voor het behoud en redding dienen genomen te worden enstellen zich daarbij met hun raadgevingen en aanbevelingen, hun ervaring ten dienste van de schadelijder.

3. De expertise
3.1 Wie duidt de expert aan ?
De expert wordt door de maatschappij aangeduid, behalve indien er een overeenkomst met de makelaar bestaat.
3.2 Opdracht van de expert
Het is de taak van de maatschappij om het mandaat dat zij aan de expert geeft duidelijk te omschrijven (schatting, onderzoek naar de oorzaken, kennisname van de polisvoorwaarden, ...). Dit mandaat moet ter kennis gebracht worden van de betrokken partijen. Een typemandaat zal ter beschikking zijn bij de BVS.
3.3 Termijnen welke door de expert dienen nageleefd te worden
3.3Termijnen welke door de expert dienen nageleefd te worden De maatschappij stelt de termijnen vast welke moeten nageleefd worden. In geen geval mogen deze langer zijn dan :
• contact met de betrokken partijen : 48 uren
• plaatsbezoek : 3 werkdagen vanaf de ontvangst van de opdracht,behoudens een andere overeenkomst
• eerste bericht aangaande dossier : binnen de 5 werkdagen na de opdracht
• eerste verslag : binnen de 5 werkdagen na de opdracht
• eindverslag : binnen de 5 werkdagen volgend op het sluiten of het ondertekenen van het PV van schatting, hetwelk zo vlug mogelijk moet opgestuurd worden
3.4 Mededelen van het verslag
• Een kopij van het PV van schatting dient aan alle betrokken partijen die het ondertekend hebben te worden
gegeven,alsmede aan de makelaar.
• De verslagen behoren toe aan de maatschappij. Zij maakt kopij over van de objectieve en beschrijvende
delen van dit rapport aan de makelaar die hierom verzoekt, desgevallend ten vertrouwelijke titel.

4. Vaststelling van de bedragen
4.1 Tussenkomst van een tegenexpert
Indien er een tegenexpert tussenkomt, ontvangt hij zijn opdracht van verzekerde om hem te vertegenwoordigen bij het vaststellen van de schadebegroting en de onderhandeling van het schadegeval, waarbij de regels van de deontologie en de gedragscode geëerbiedigd worden.
4.2 Plicht tot bespoediging
Bij elke expertise verplicht iedere partij er zich toe haar opdracht te vervullen door alles in het werk te stellen om de regelingsprocedure te bespoedigen.
4.3 Deontologie
Elk lid verplicht er zich toe de regels van de deontologie eigen aan zijn beroep en zijn vak onder alle omstandigheden te respecteren.
4.4 Bedrog
Wanneer er voldoende, duidelijke en eensluidende vermoedens van bedrog bestaan, dient het lid dat hiervan op de hoogte is dit te melden aan de andere betrokkenen met inachtname van de vertrouwelijkheid.
4.5 Akkoord met de bedragen
De partijen betrokken in de expertise zullen van zodra het mogelijk is een PV of ander document opstellen welke de beslissingen en de bedragen die weerhouden werden samenvat (inbegrepen de eventuele voorschotten), en dit onder voorbehoud van aanvaarding door de verzekeraar. Desgevallend zal een speciaal document aan de schadelijder worden overgemaakt met opsomming van het voorbehoud/ reserves en de rechten van verzekeraar.- zie bijlage. Als de ondertekening van zo’n document voorbarig is, treffen de partijen minstens een mondeling en ondubbelzinnig akkoord over de genomen beslissingen.

5. Dekkingsproblemen
5.1 Duidelijke stellingname
De maatschappij deelt de makelaar op een nauwkeurige en volledig gegronde manier de omstandigheden mee die hem toelaten de schade geheel of ten dele te weigeren en dit zowel op gebied van tekst als argumentatie.
5.2 Binnen welke termijn ?
Het voorbehoud of de eventuele weigering dient aan de makelaar te worden meegedeeld van zodra de maatschappij over voldoende elementen beschikt om dit te staven.
5.3 Duidelijke mededeling
Van zodra mogelijke dekkingsproblemen nauwkeurig door de maatschappij bepaald worden, dienen ze aan de makelaar en de expert te worden medegedeeld. De makelaar beschikt over een termijn van 10 werkdagen om te reageren. Eens deze termijn voorbij, verwittigt de maatschappij rechtstreeks de verzekerde.
5.4 Bespreking (openheid-samenspraak)
De mededeling door de verzekeraar van een mogelijk voorbehoud m.b.t. de regeling van een schadegeval, geeft de makelaar het recht dit voorbehoud met de verzekeraar te bespreken in een positieve geest van samenspraak en openheid. Het feit dat één of meerdere partijen beroep op een advocaat gedaan heeft, doet geen afbreuk aan het initiatief van één van de betrokkenen om tot een werkelijk gemeenschappelijk overleg te komen. Indien mogelijk, zal steeds eerder voorrang gegeven worden aan een regeling in der minne dan aan een procedure vóór de rechtbank.
5.5 Een oplossing vinden en er zich aan houden
Wanneer de besprekingen beëindigd zijn en er een akkoord gevonden werd, wat het ook moge zijn, wordt dit schriftelijk door de maatschappij (of door de makelaar) bevestigd en de partijen verbinden er zich toe hier niet meer op terug te komen, behalve indien er nieuwe gegevens zouden zijn welke nog niet gekend waren bij het afsluiten van het akkoord.

6. Schaderegeling
6.1
In de mate van het mogelijke zal de betaling van voorschotten of provisies toegekend worden.
6.2
Indien er een definitief akkoord tussen de partijen gesloten wordt, zowel met betrekking tot het bedrag
van de vergoeding en de betalingswijze, als de mogelijke dekkingsproblemen, wordt dit akkoord schriftelijk opgenomen op initiatief van de meest gerede partij en aan de betrokken partijen medegedeeld.
6.3
De maatschappij verplicht er zich toe haar verbintenis uit te voeren binnen een termijn van 15 dagen vanaf datum van dit akkoord.

7. Behandelen van klachten
Het niet nakomen van de regels kan aan het comité worden meegedeeld. Deze zal de betrokken partij(en) aanhoren en handelen in hoedanigheid van verzoener. Het comité zal aan de partijen de aanbevelingen geven die zij noodzakelijk vindt. Indien een lid van het comité op welke manier ook, hetzij persoonlijk, hetzij door de vennootschap die hij/zij vertegenwoordigt, betrokken is in het geschil dat aan het comité voorgelegd wordt, zal hij/zij zich automatisch onthouden deel te nemen aan de besprekingen in verband hiermee. Indien het niet nakomen van de regels ernstig genoeg is, kan het comité in unanimiteit en na het lid gehoord te hebben, tot de persoonlijke uitsluiting van het betrokken lid beslissen. De mededelingen en beraadslagingen van het comité in verband met het behandelen van klachten blijven vertrouwelijk.

8. Wijzigingen aan de gedragscode
Voorstellen tot wijziging kunnen vanuit het comité gedaan worden en aan de leden voorgelegd door middel
van een rondschrijven teneinde hen toe te laten hun aanmerkingen over te maken binnen de 15 dagen.
De leden zullen op de hoogte worden gesteld van de definitieve tekst ter gelegenheid van een vergadering of door middel van een rondschrijven.

 

1. Préambule

 

1.1 Pourquoi faire un Code de bonne Pratique ?

" Améliorer l' image du règlement des sinistres et de l' assurance en général.

" Simplifier les procédures.

" Régir les relations entre les membres.

 

1.2 A qui s' adresse-t-il ?

Aux membres de l' ABRS et aux sociétés qu' ils représentent.

 

1.3 Définition

Le Code de Bonne Pratique de l' ABRS rassemble, sous une forme succincte, les règles de déontologie et les règles de bonne pratique de la profession, dans tous ses aspects. Par leur adhésion à l' ABRS,

les membres s' engagent à respecter scrupuleusement ce Code, et à le faire respecter scrupuleusement par les sociétés qu' ils représentent, en vue de favoriser le règlement correct, rapide et efficace des sinistres dont ils sont saisis.

 

2. L’ouverture d’un dossier

2.1

La déclaration de sinistre peut se faire par téléphone ou par fax, au courtier ou à la compagnie. Une déclaration verbale doit être confirmée par écrit. Le délai de déclaration est fixé contractuellement conformément à l' art. 19 de la Loi du 25.06.92 sur des assurances terrestres.

 

2.2

Le courtier qui reçoit la déclaration, et l' expert ou le délégué de la compagnie désigné, fourniront à l' assuré et/ou au tiers sinistrés les renseignements indispensables pour que le processus de règlement d' un sinistre soit bien compris par toutes les parties.

 

2.3 Les mesures conservatoires / de sauvetage

Les intervenants ont le devoir de rappeler au sinistré qu' il y a lieu de prendre toutes les mesures de préservation et de sauvetage nécessaires, en mettant, par ses conseils et recommandations, son expérience au service du sinistré.

 

3. L’expertise

3.1 Qui désigne l’expert ?

L' expert est désigné par la compagnie, sauf si un accord existe avec le courtier.

 

3.2 Mission de l’expert

Il appartient à la compagnie de définir clairement le mandat qu' elle donne à l' expert (évaluation, recherche des causes, examen de la police, ...). Ce mandat doit être porté à la connaissance des parties.

Un mandat-type sera disponible auprès de l' ABRS.

 

3.3 Délais à respecter par l’expert

La compagnie fixe les délais à respecter. En aucun cas, ces délais ne peuvent être supérieurs à :

" contact avec les parties : 48 heures

" visite des lieux : 3 jours ouvrables à partir de la réception de la mission, sauf accord contraire

" premier avis sur le dossier : dans les 5 jours ouvrables de la mission

" premier rapport : dans les 5 jours

  ouvrables après la première visite " rapport final : dans les 5 jours ouvrables de la clôture ou de la signature   du P.V. d' expertise, lequel doit être envoyé le plus tôt possible

 

3.4 Communication du rapport

" Une copie du P.V. d' expertise doit être remise à toutes les par- ties ayant signé le document,

  ainsi qu' au courtier

" Les rapports sont la propriété de la compagnie. Elle transmet copie, au courtier qui le demande,

  des parties objectives et descriptives de ce rapport, le cas échéant à titre confidentiel.

 

4. La fixation des montants

4.1 L' intervention d’un contre-expert

Si un contre-expert intervient, il reçoit mandat de l' assuré pour le représenter lors de l' établissement de l' état de pertes, et de la négociation du sinistre, dans le respect des règles de la déontologie et du Code de Bonne Pratique.

 

4.2 Devoir de diligence

Dans toutes les opérations d' expertise, chaque partie s' engage à accomplir sa mission en mettant tout en oeuvre pour accélérer le processus de règlement.

 

4.3 Déontologie

Chaque membre s’engage à respecter, en toutes circonstances, les règles de déontologie propres à sa profession et à sa discipline.

 

4.4 Fraudes

Lorsqu’il existe des présomptions de fraude suffisantes, précises et concordantes, le membre qui en a connaissance est tenu d'en informer les membres concernés dans le respect de la confidentialité.

 

4.5 L’accord sur les chiffres

Les parties à l' expertise établiront, dès que c' est possible, un PV ou autre document synthétisant les décisions et les chiffres retenus (y compris les avances éventuelles), ceci sous réserve de l' acceptation par l' assureur. Un document spécial détaillant les réserves et les droits de l' assureur sera remis le cas échéant au sinistré - voir annexe. Si la signature d' un tel document est prématurée, les parties feront au moins un résumé verbal non ambigu des décisions prises.

 

5. Les problèmes de couverture

 

5.1 Identification claire

La compagnie signale au courtier, de manière précise et complètement justifiée quant aux textes et arguments invoqués, les circonstances qui lui permettraient de refuser le sinistre, en tout ou en partie.

 

5.2 Dans quel délai ?

Les réserves, ou un éventuel refus, doivent être communiqués au courtier dès que la compagnie possède assez d' éléments pour les faire valoir.

 

5.3 Communication claire

Les éventuels problèmes de couverture, une fois identifiés précisément par la compagnie, doivent être communiqués au courtier et à l' expert. Le courtier dispose alors d' un délai de 10 jours ouvrables pour réagir. Passé ce délai, la compagnie avise directement l' assuré.

 

5.4 La discussion (ouverture - dialogue)

La communication par la compagnie d' éventuelles réserves sur la prise en charge du sinistre ouvre un droit pour le courtier à discuter de ces réserves avec la compagnie, dans un esprit positif de dialogue et d' ouverture. Le fait par l' une ou l' autre des parties d' avoir fait choix d' un avocat n' empêchera pas la recherche d' une réelle concertation, à l' initiative de l' un des intervenants au sinistre. Un règlement amiable sera toujours privilégié, quand il est possible, par rapport à une procédure judiciaire.

 

5.5 Trouver un accord et s' y tenir

Lorsque les discussions sont terminées et qu' un accord a été trouvé, quel qu' il soit, il est confirmé par écrit par la compagnie (ou par le courtier) et les parties s' engagent à ne pas le remettre en cause, sauf éléments nouveaux qui ne pouvaient pas être connus au moment de la conclusion de l' accord.

 

6. Le règlement de l' indemnité

6.1

Dans toute la mesure du possible, le payement d' avances ou provisions sera accordé.

 

6.2

Dès qu' un accord définitif est conclu, entre toutes les parties, tant sur le montant de l' indemnisation et les modalités de liquidation de celle-ci que sur les éventuels problèmes de couverture, cet accord est consigné par écrit à l' initiative de la partie la plus diligente et communiqué aux parties intéressées.

 

6.3

La compagnie s' oblige à honorer ses engagements dans un délai de maximum quinze jours ouvrables à dater de cet accord.

 

7. Le traitement des plaintes

Tout manquement aux règles pourra être porté à la connaissance du Comité, qui entendra la ou les parties en cause et agira en qualité de conciliateur. Le Comité fera aux parties les recommandations qu' il estime nécessaires.

Si un membre du Comité est impliqué à un titre quelconque , soit personnellement, soit par la société qu' il représente, dans le litige soumis au Comité, il s' abstiendra automatiquement de participer aux discussions en question. Si le manquement est suffisamment grave, le Comité à l' unanimité pourra, après l' avoir entendu, décider l' exclusion du membre personnellement impliqué.

Les communications et délibérations du Comité quant au traitement des plaintes restent confidentielles.

 

8. Modifications au Code

Les propositions de modification peuvent émaner du Comité et soumises aux membres par circulaire afin de leur permettre de formuler leurs observations dans les quinze jours.

Le texte définitif sera porté à la connaissance des membres lors d' une réunion ou à l' occasion de l' envoi d'un circulaire.